5 سلوكيات تؤدي إلى زيادة أعباء العمل

أنتَ مشغولٌ جداً، ومرهقٌ من كثرة الطلبات والالتزامات والمهام المترتبة عليك، ومنهكٌ بسبب محاولاتك الحثيثة لإنجاز المطلوب منك، وما تنفك عن التفكير بضرورة العمل بذكاء أكبر، أو بذل مزيد من المجهود لتسيطر على المسؤوليات والواجبات المترتبة عليك وتعود حياتك إلى طبيعتها؛ لكنَّك تحاول تجاوز هذا الوضع منذ أشهر، ويبدو أنَّك بتَّ تستمتع بانشغالك.

أنت مرهق بسبب الكم الهائل من المعلومات والمتطلبات، ومشغول للغاية، ومنهك لدرجة عجزك عن التفكير بطريقة للتخلص من الفوضى في حياتك، ويبدو أنَّ حياتك حافلة بالطلبات والالتزامات، وأنت قلق من استمرار الوضع على هذا المنوال، وتود أن تضع حداً لهذه الفوضى وتستعيد الهدوء في حياتك، ولكن لن يتجرأ أحد على إخبارك بأنَّك جزء من المشكلة؛ أي إنَّك من يتسبب بهذه الفوضى في حياتك.

وذلك من خلال 5 سلوكيات:

1. أنت شخص خبير ويُعتمَد عليه:

لا مثيل للفرد الخبير الذي يقصده الجميع لطلب المساعدة، ولكن لا داعي لأن تكون كذلك، فيتعامل مثل هؤلاء الأفراد مع المسؤوليات بجدية كبيرة، ويعملون وفق معايير صارمة ومرتفعة، ويتمسكون بالصواب، وينفذون المهام المترتبة عليهم بأقصى سرعة وفاعلية ممكنة، وفي حال كنت شخصاً خبيراً ويُعتمَد عليك فإنَّ الناس سيعرفون أنَّك لن ترد طلباتهم مهما كنت مشغولاً، وستنجز المطلوب.

تبقيك هذه السمعة في انشغال دائم، وتتسبب في توريطك بمزيد من المهام والمسؤوليات على مدار الساعة، وأنت تستمتع أحياناً بهذا الوضع، وتشعر بأنَّك هام لأنَّ الناس يحتاجون إليك ولأنَّك إنسان فاعل وكفء ضمن محيطك؛ لكنَّك مرهق من كثرة المسؤوليات والالتزامات؛ لذلك يجب أن توقف هذا السلوك في الحال.

صحيح أنَّك تعمل وفق معايير صارمة، وتخشى ألَّا يلتزم الآخرون تنفيذ المهام بجودة عالية؛ لكنَّك يجب أن تمنحهم فرصة للمحاولة بدلاً من أن تنجز مهامهم، اشرح لهم آلية العمل ودعهم يجربون، ستستغرق هذه العملية وقتاً أطول على الأمد القصير؛ لكنَّها ستتيح للآخرين إمكانية تحقيق الاكتفاء الذاتي والاعتماد على أنفسهم، وهو ما يؤدي إلى تخفيف المسؤوليات المترتبة عليك في القريب العاجل.

2.  أنت تهدر وقتك في تنفيذ أعمال غير هامة:

يحدث هذا عندما تشعر بأنَّك لم تنجز كثيراً على الرغم من انشغالك طوال اليوم، فإذا كان الأمر يتكرر معك باستمرار؛ فهذا يعني أنَّك تواجه مشكلة هدر وقتك وجهدك في تنفيذ أعمال غير مثمرة.

ربما تبذل ما بوسعك لإنجاز المطلوب منك ولا تراكم الواجبات، وتحاول أن تجيب عن كافة رسائل البريد الإلكتروني، أو تركز على تنفيذ مهام غير هادفة وتستغرق كثيراً من الوقت، أو قد تكون المشكلة في كثرة المهام المستعجلة التي يُطلَب منك تنفيذها يومياً.

بصرف النظر عن السبب يجب أن تخصص فترة زمنية محددة للعمل على هذه المهام الصغيرة؛ حتى لا تضيع كامل نهارك عليها، وبهذه الطريقة سيتسنَّى لك أن تخصص الجزء الأكبر من يومك في العمل على المهام الضرورية بالنسبة إليك، أو بالنسبة إلى فريق العمل، أو المؤسسة عموماً.

يجب أن تحدد مدى أهمية كل مهمة قبل أن تبدأ بتنفيذها حتى لو كانت بسيطة ولا تستغرق أكثر من 5 دقائق، وسيقل عبء العمل المترتب عليك عندما تقوم باستبعاد المهام غير الهامة، وفي حال لم تكن متأكداً من مدى أهمية المهمة عندئذ يجب أن تسأل نفسك فيما إذا كان قد تعهَّد أحدهم بالقيام بها، فتُعَدُّ المسؤوليات هامة إذا كنت قد تعهدت بإنجازها؛ كأن تتعهد بحضور الفعاليات التي يشارك فيها أطفالك، أو بتحقيق نتائج معينة في العمل مثلاً، فإذا لم يتعهد أحد بالقيام بالعمل فهذا يعني أنَّه غير هام.

عندما تركز وقتك وجهدك على الواجبات الهامة، فإنَّك تصبح شخصاً استراتيجياً يعمل وفق خطط محددة بذكاء وفاعلية أكبر.

إقرأ أيضاً: أسطورة تعدد المهام: لماذا تؤدي أولويات أقل إلى عمل أفضل؟

3.  أنت تشغل نفسك كثيراً:

أنت تميل إلى إرضاء الآخرين، ولديك كثير من الاهتمامات، وتحب أن تشغل نفسك سواء كنت في مكان العمل أم المنزل، ولن تتوانى عن القيام بأي من المهام المجتمعية، ولا عن المشاركة في المشاريع الجديدة في العمل، أو جمع التبرعات لمدرسة البلدة مثلاً.

يندفع كثير من الأفراد بحماسة للمشاركة في جميع النشاطات والأعمال قبل أن ينظروا في جدول أعمالهم ويتأكدوا من توافر الوقت اللازم، هذه السلوكات بعيدة كل البعد عن المنطق والتفكير السليم، ويجب أن تتعلم رفض الواجبات والطلبات التي تتعدى على وقتك وأولوياتك؛ لتستعيد السيطرة على حياتك، وفي حال كنت تواجه مشقة بالرفض يمكنك أن تجرب عبارات ألطف مثل: "أتمنى لو أنَّني أستطيع المساعدة؛ لكنَّني مشغول وليس لدي ما يكفي من الوقت حالياً"، وحالما تجرب الرفض لأول مرة، فإنَّك ستحب شعور السيطرة على حياتك؛ وبالنتيجة ستزداد سعادتك.

4. أنت مشغول جداً ولا وقت لديك للتخطيط وتنظيم واجباتك:

أنت مشغول جداً ولا وقت لديك لترتيب ملفاتك، أو التنظيم، أو التخطيط؛ بل إنَّك تباشر العمل على المهام فوراً، أنت تندفع للعمل على المهام دون أن تفكر بآلية العمل أو تدرس المسألة؛ لكنَّك من ناحية أخرى تهدر كثيراً من الوقت في البحث عن الأشياء؛ لأنَّك لم تضع خطة عمل ولم تنظِّم الأمور، ناهيك عن الوقت الضائع على تنفيذ الأعمال بالترتيب الخاطئ، أو القيام بأعمال غير ضرورية؛ وبالنتيجة تتعرض عملية التنفيذ للتأخير؛ لأنَّك لم تعمل بفاعلية.

يجب أن تخصص بعض الوقت للتخطيط والتنظيم، وتعمد إلى تخزين الملفات الهامة، وتضع خططاً لعملك، حتى لا ينتهي بك المطاف في إهدار وقتك وطاقتك دون إحراز أي تقدُّم يُذكَر.

5. أنت تركز على المستقبل:

لقد أرهقك التفكير بالمسؤوليات والمهام المقبلة، ولست متأكداً من قدرتك على إدارة المهام أو المشاريع الضخمة، وتحقيق نتائج واعدة، أنت قلق وغير متأكد من ضرورة مباشرة العمل؛ لأنَّك خائف من النتيجة، ويكمن الحل في الامتناع عن التفكير في المستقبل، والتركيز على الأعمال التي يمكنك إنجازها في الوقت الحالي.

على فرض أنَّك تعتزم المشاركة في سباق الماراثون؛ لكنَّك بدأت تشعر بالقلق والخوف بسبب الكم الهائل من التدريبات التي يجب أن تقوم بها، وقلقك على سلامتك الجسدية، وبسبب أمراضك المزمنة؛ وبالنتيجة ستفقد عزيمتك وتصاب بالإحباط بسبب كثرة الأعباء المترتبة عليك، ثمَّ سيخطر لك أن تتوقف قبل أن تبدأ حتى.

تكمن المشكلة في طريقة تفكيرك التي تركز على مسألة الماراثون وما ينطوي عليه من صعوبة، عليك بدلاً من ذلك أن تركز على التدريب تدريجياً في الوقت الحاضر وتنسى أمر المستقبل، أنت بحاجة إلى التركيز على خطوات صغيرة تستطيع القيام بها في الوقت الراهن، وبالمثل يُستحسَن أن تركز على خطوات المشروع التي يمكنك أن تنجزها في الوقت الراهن، وتثق بقدرتك على معاملة كل خطوة في وقتها دون أن تفكر بالنتيجة المستقبلية.

المعاناة من الضغوطات والإرهاق:

يتعرض الجميع بلا استثناء لكثير من الضغوطات يومياً، ولكن ترتبط جودة حياة الفرد بطريقة معاملته هذه الضغوطات، فيجب أن تنظر إلى حياتك على أنَّها مجموعة من الخيارات والاحتمالات المتاحة أمامك، وأنت المسؤول عن الاختيار واتخاذ القرارات سواء فيما يخص متطلبات العمل، أم العائلة، أم الحياة المنزلية، والأحلام، والطموحات.

لا يحسن الأفراد عموماً ترتيب أولوياتهم واتخاذ قراراتهم وتحديد خياراتهم؛ بل إنَّهم يرغبون في تحصيل كل شيء في الحياة، وينتهي بهم المطاف في إرهاق أنفسهم، وعيش حياة فوضوية، واتخاذ قرارات خاطئة يندمون عليها لاحقاً.

إياك أن تحذو حذوهم، أو ترهق نفسك بالمسؤوليات وتطمع بمغريات الحياة؛ بل يجب أن ترتب أولوياتك بحكمة، وتختار المهام ذات الأولوية العالية في العمل، والنشاطات والفعاليات الممتعة والطيبة في حياتك الشخصية والأسرية، لا تلتزم ما يتجاوز إمكاناتك، ولا تضغط على نفسك؛ فأنت موجود في الحياة لتستمتع بوقتك.